Bewerbungsunterlagen

Die Entscheidung über Ihre Bewerbungsunterlagen bei einem Unternehmen fällt meist innerhalb von einer Minute. Mehr Zeit wenden die meisten Personalchefs für die grobe Bewerberselektion nicht auf. Erfahrungsgemäß erhalten bis zu 90 % der Bewerber eine Absage. Viele aufgrund formaler Mängel, schwacher Anschreiben, unübersichtlicher Lebensläufe und unvollständiger Unterlagen. Daher sollten Sie neben dem Inhalt auch auf die Aufmachung Ihrer Bewerbungsunterlagen große Sorgfalt verwenden. Unterschätzen Sie nicht den Aufwand, den professionell erstellte Bewerbungsunterlagen erfordern. Gehen Sie davon aus, dass Sie mehrere Stunden an der Erstellung Ihrer Bewerbungsunterlagen arbeiten werden.

Individualität heißt nicht nur, dass Sie Ihre Eigenschaften und Fähigkeiten richtig positionieren und beim Unternehmen eine gewisse Sympathie für Ihre Person erzeugen, sondern auch, dass Sie für jedes Unternehmen eine individuelle Bewerbungsmappe zusammenstellen. Die Personaler merken auf Anhieb, wenn sie Standard-Anschreiben vor sich haben. Diese werden sofort aussortiert.

Grundanforderungen an die Bewerbungsmappe

Halten Sie folgende Grundanforderungen an Bewerbungsunterlagen in jedem Fall ein: Achten Sie auf die Qualität der Bewerbungsmappe: nicht zu billig, aber auch nicht zu teuer. Es empfiehlt sich, für die Bewerbungsmappe eine neutrale Farbe zu wählen (blau, weiß, schwarz). Die Mappe sollte für den Leser praktikabel sein, d. h. Unterlagen sollten gut lesbar, leicht zerlegbar und somit gut zu kopieren bzw. zu scannen sein, da viele Unternehmen die Methode des Scannens zur Beschleunigung der internen Arbeitsprozesse verwenden. Verzichten Sie auf Klarsichthüllen (unterstreicht auch Ihr Umweltbewusstsein), heften Sie die Unterlagen nicht zusammen, verwenden Sie keine mehrseitigen Bewerbungsmappen, sondern stabile Klemmmappen. Korrekturen mit Tipp-Ex, Eselsohren, Kaffeeflecken und andere Verunreinigungen sind keine gute Visitenkarte. Drucken Sie die Dokumente in diesem Fall lieber erneut aus. Verwenden Sie zum Versand der Unterlagen einen Briefumschlag mit kartoniertem Rücken, so kommt Ihre Bewerbung auch ohne Knicke zum Unternehmen. Achten Sie auf die Vollständigkeit und die logische Reihenfolge der Unterlagen: Anschreiben, Lebenslauf, Prüfungs- und Arbeitszeugnisse (beglaubigte Kopie, gut lesbar, nicht verkleinert und nicht beidseitig bedruckt) und verwenden Sie neutrales, weißes DIN-A-4-Papier. Verwenden Sie kein buntes Papier, da dies nichts über Ihre Kreativität aussagt.

Das Anschreiben

In einer Stellenausschreibung eines Unternehmens werden meist die Maximalanforderungen an die ausgeschriebene Stelle genannt. Lassen Sie sich davon nicht entmutigen, da diese in der Regel nicht alle umfassend erfüllt werden müssen. Häufig werden Lücken in der fachlichen Qualifikation in Kauf genommen, wenn die Chemie zwischen Arbeitgeber und Bewerber stimmt. Man kann alles erlernen, aber die persönlichen Eigenschaften sind kaum zu ändern. Darum ist die Persönlichkeit meist entscheidend bei der Stellenbesetzung. Das Anschreiben bietet Ihnen über den Lebenslauf hinaus die Möglichkeit, zusätzliche Informationen zu Ihrer Person und der Motivation Ihrer Bewerbung bei dem Unternehmen darzustellen.

Inhaltlicher Aufbau eines Bewerbungsanschreibens

Warum bewerben Sie sich auf diese Position? Was motiviert Sie, sich bei diesem Unternehmen zu bewerben und welche Wissens- und Erfahrungsschwerpunkte besitzen Sie, die für das Unternehmen von Interesse sein könnten? Was sind Ihre Interessenschwerpunkte und Ihre beruflichen Ziele? Liefern Sie dem Unternehmen Argumente, die für Ihre Einstellung sprechen. Nehmen Sie sich für die Formulierung Ihres Schreibens ausreichend Zeit. Hatten Sie bereits im Vorfeld telefonischen Kontakt zu dem Unternehmen, um Informationen zur Ausschreibung zu beziehen, können Sie dies als Einstieg Ihres Anschreibens verwenden. Der Hauptteil dient der Darstellung Ihrer Fähigkeiten und Kenntnisse. Anhaltspunkte können unter anderem Ihre Sprachkenntnisse, Praktikumserfahrungen oder Prüfungsthemen (Abschlussarbeit) sein. Nutzten Sie hier auch Ihre Erkenntnisse aus der Selbsteinschätzung (Selbstmarketing). Sind in einer Stellenanzeige explizite, spezielle Kenntnisse oder besondere persönliche Eigenschaften gefordert, nehmen Sie dies als Anregung auf. Legen Sie beispielhaft dar, warum Sie über diese Kenntnisse und/oder Eigenschaften verfügen. Ein Unternehmen möchte die ausgeschriebene Stelle immer optimal besetzen. Wenn Sie sich auf die Adjektive und Inhalte der Stellenausschreibung beziehen, kommen Sie besser durch die Vorauswahl, da Sie schon auf die Ausschreibung „passen“.

Haben Sie eine hervorragende Note in Ihrer Abschlussarbeit oder besondere Auszeichnungen im Studium erhalten, ist es durchaus legitim, sich darauf im Anschreiben zu beziehen. Doch vermeiden Sie bitte die eigene Bewertung von Ihren Leistungen und Kenntnissen. Sie könnten dadurch den Eindruck der Überheblichkeit vermitteln. Statt „Meine Englischkenntnisse sind hervorragend“ schreiben Sie lieber „Während meines Auslandssemesters in Melbourne konnte ich meine Englischkenntnisse anwenden und verbessern“. Nach den Aussagen vieler Personalmanager fällt der erste Blick zwar nicht auf das Anschreiben (Foto und Lebenslauf werden meist zuerst geprüft), sollte der Eindruck jedoch gut sein, wird das Anschreiben für die nächsten Schritte umso wichtiger. Vermeiden Sie im Anschreiben die erneute Darstellung Ihres Lebenslaufs. Klasse statt Masse!

Was Sie vermeiden sollten: Redundante Informationen, die Rechtfertigung Ihrer Bewerbung oder ggf. Ihres (vermeintlich zu langen oder zu ungeraden) Studienverlaufs, standardisierte Anschreiben eines Bewerberhandbuchs, witzige oder fachlich kaschierende Formulierungen haben nichts in Ihrem Anschreiben zu suchen. Abkürzungen mindern die Leserfreundlichkeit und wirken unhöflich. Sie signalisieren damit, dass Sie sich für den Empfänger nicht die Zeit nehmen, Wörter auszuschreiben. Oft leidet sogar die Verständlichkeit, da einige Ihnen geläufige Abkürzungen dem Empfänger Ihres Briefs möglicherweise unbekannt sind. Ausnahmen stellen die Abkürzungen „usw.“ und „usf.“ dar. Sie werden wie ganze Wörter behandelt. Also nie ausschreiben! Schreiben Sie nicht in der Betreffzeile: „Betreff Bewerbung“, sondern „Bewerbung als“ und fügen Sie die Jobposition an. Vermeiden Sie konjunktivische Schreibweise, z. B. „Ich würde mich über eine Einladung zum Vorstellungsgespräch sehr freuen“. Schreiben Sie direkt: „Ich freue mich auf unser Vorstellungsgespräch, in dem wir weitere Punkte besprechen können.“ Es reicht, das Wort „Anlagen“ am unteren Ende des Anschreibens zu vermerken. So signalisieren Sie, dass weitere Unterlagen mitgeschickt wurden. Machen Sie keinen Doppelpunkt und unterstreichen Sie das Wort nicht. 

Positive Gestaltung: In der Kürze liegt die Würze. Das animiert den Leser zum Weiterlesen. Setzen Sie Ihre Kernbotschaft im Anschreiben ab, fassen Sie sich kurz und schreiben Sie prägnant. Schreiben Sie in Block- oder Flattersatz (besser lesbar und durchgesetzt hat sich der Flattersatz). Die Schriftgröße sollte 12 Punkt sein (mit einem einheitlichen Schriftbild in allen Unterlagen arbeiten Sie empfängerorientiert). Verwenden Sie Arial oder eine ähnlich neutrale Schrift. Das Anschreiben sollte nicht mehr als eine Seite umfassen. Schreiben Sie auf Höhe der Anrede das Datum und den Ort. Beachten Sie, dass das Anschreiben bei dem Unternehmen bleibt und legen Sie es auf die Bewerbungsmappe oder heften Sie es oben auf. Geben Sie in Ihrem Anschreiben (Briefkopf) Ihre vollständige Anschrift an sowie die Mobilnummer und E-Mail-Adresse für eine schnelle Erreichbarkeit. Ist Ihnen der Ansprechpartner bekannt, schreiben Sie diesen in den Briefkopf (lassen Sie „z. H.“ („zu Händen“) weg, „Herrn/Frau“ reicht völlig aus). Sollten Sie sich auf eine Chiffrenummer bewerben, schreiben Sie diese in den Betreff. Der Betreff wird fett markiert, er hebt sich so vom allgemeinen Anschreiben besser ab. Strukturieren Sie das Anschreiben sinnvoll und machen Sie Absätze. Unterschreiben Sie es mit Vor- und Zunamen (wirkt persönlicher).

Checkliste Anschreiben:

  •     Adresse, Anrede und Datum sind korrekt?
  •     Die Unterschrift ist von Hand?
  •     Das Anschreiben ist nicht allgemein, sondern speziell für den Betrieb verfasst?
  •     Sind zur besseren Lesbarkeit Absätze eingefügt?
  •     Ist das Anschreiben nicht länger als eine Seite?

Der Lebenslauf Was in Ihrem CV nicht fehlen sollte

Der Lebenslauf dient in erster Linie dazu, einer fremden Person einen Überblick über die wichtigsten Stationen in Ihrem Leben zu geben. Achten Sie darauf, dass Sie Ihren CV (von lat. „curriculum vitae“) übersichtlich gestalten. Es gibt zwei Möglichkeiten, Ihren Lebenslauf zu gliedern: traditionelle Gliederung (chronologisch fortlaufend) und moderne amerikanische Gliederung (gegenchronologisch, beginnend mit der letzten Station im Leben). Beide Varianten können Sie verwenden, Sie sollten jedoch darauf achten, in welchem Land Sie sich bewerben (Standard der Leserfreundlichkeit der jeweiligen Nation beachten). Folgende Punkte sollten im Lebenslauf aufgeführt werden:

  • Persönliche Daten: Hier geben Sie Vor- und Zunamen, komplette Anschrift (wenn kein Deckblatt oder Briefkopf verwendet wird), Geburtsdatum und -ort, Familienstand (ggf. Anzahl der Kinder) und die Staatsangehörigkeit an. Angaben zur Religionszugehörigkeit, Anzahl der Geschwister und Berufe der Eltern können Sie weglassen.
  • Berufserfahrung: Haben Sie neben dem Studium gearbeitet, können Sie die zur Stellenausschreibung passenden Nebentätigkeiten als Berufserfahrung aufführen. Sie sollten jedoch auch einen Arbeitsnachweis (Zeugnis) von dem Arbeitgeber einfordern, wenn Sie diese Angabe in Ihrem Lebenslauf machen. Unsinnig ist die Erwähnung der Eisverkäufer-Tätigkeit, wenn Sie sich als Ingenieur bewerben.
  • Studium: Hier sind die Art der Hochschule, Studienort, Studienrichtung und Schwerpunkte des Studiums anzugeben. Sie können auch den betreuenden Professor Ihrer Schwerpunkte im Studium nennen. Führen Sie die im Ausland verbrachten Semester sowie die Abschlussarbeit, Aufbaustudium und Promotion gesondert auf. Haben Sie ein Studium abgebrochen, reicht es, die Dauer und das Fach anzugeben. Nennen Sie die genaue Anzahl der Semester.
  • Angaben zu Wehr- bzw. Zivildienst: Geben Sie an, wann und wo Sie im Einsatz waren. Sie können hier auch die erste Berufserfahrung nachweisen. 
  • Berufsausbildung: Angabe der Ausbildungseinrichtung sowie Dauer sind hier ausreichend. Sie können unter den Daten noch die Abschlussart (z. B. IHK-geprüfter Mechatroniker) nennen.
  • Praktika: Die im Studium durchgeführten Praxissemester führen Sie mit Unternehmensnamen und den Arbeitsinhalten auf.
  • Schulausbildung: Nennen Sie hier Ihren Abschluss, auch Ihre Abiturnote. Zeigen Sie Ihren kompletten Bildungsweg auf, auch wenn Sie das Abitur auf dem zweiten Bildungsweg gemacht haben. Das zeigt Ihre Zielstrebigkeit.
  • Weiterbildung und Schulungen: Wenn Sie neben dem Studium verschiedene Workshops Ihrer Hochschule besucht haben (bspw. einen BWL-Kurs im Ingenieursstudium), dann können Sie diese in der Rubrik „Weiterbildung“ im Lebenslauf aufführen. Sie sollten dann die Nachweise (Zeugnis, Teilnahmebestätigung) ebenfalls in die Bewerbungsmappe aufnehmen. Wie immer gilt: Es sollte zur ausgeschriebenen Stelle passen.
  • Zusatzkenntnisse: In diese Rubrik gehören Angaben zu Ihren Fähigkeiten in den Bereichen EDV, Sprachen, weitere Kenntnisse wie Schweißtechniken, Elektroniker-Pässe etc. Allgemein sollten Sie eine Selbsteinschätzung Ihrer Fähigkeiten vermeiden. Sie können die Nachweise über Sprachtests in die Bewerbungsunterlagen aufnehmen.
  • Interessenschwerpunkte und Hobbys: Sportliche Aktivitäten, musikalische Ausrichtung (Instrument) können Sie in diesem Bereich des Lebenslaufs angeben. Jedoch sollten Sie gut überlegen, welche Hobbys Sie erwähnen, da daraus Rückschlüsse auf Ihre Persönlichkeit gezogen werden. Und die spielt (wie erwähnt) bei der Bewerberauswahl eine große Rolle. Sportarten mit einem hohen Verletzungsrisiko sollten Sie hier nicht angeben, da der potenzielle Arbeitgeber Sie aus Angst vor einem Arbeitsausfall ablehnen könnte.

Gestaltung und Schriftbild

Die Leserfreundlichkeit und Übersicht in Ihrem Lebenslauf können Sie durch Überschriften der verschiedenen Themen leichter darstellen. Versuchen Sie nicht, längere Zeiträume, in denen Sie keiner Beschäftigung oder (schulischen) Ausbildung nachgingen, durch eine unübersichtliche Gestaltung des Lebenslaufs zu kaschieren. Besser ist es, die Unebenheiten deutlich aufzuzeigen, um nicht den ganzen Lebenslauf zu verschlechtern. Das gilt allerdings nur für größere Lücken. Alle Zeitspannen, die kürzer als sechs Monate sind, sollten Sie als Bewerber unkommentiert lassen. Die Wahrscheinlichkeit ist groß, dass Arbeitgeber zu so einem kurzen Zeitraum keine Nachfrage stellen. Schwieriger wird es bei längeren Auszeiten. Die meisten Personaler fordern hier eine Erklärung. Am korrektesten wäre es in diesem Fall, die Wahrheit anzugeben (beispielsweise einen einjährigen Klinikaufenthalt). Ob Sie dabei das Datum ausschreiben (z. B. 14.07.1990-30.09.1994) oder lediglich Monat und Jahr nennen (z. B. Juli 1990-September 1994 oder 10/1990-09/1994), ist Ihnen überlassen. Sie sollten sich aber direkt zu Beginn für eine Variante entscheiden. Ausnahme ist die Angabe des schulischen Werdegangs, hier reichen Angaben zu Monat und Jahr. Eine übersichtliche Darstellung ist wichtiger, als den Lebenslauf auf eine Seite zu quetschen. Als Hochschulabsolvent können Sie durchaus einen Lebenslauf mit zwei DIN-A-4-Seiten abgeben, wenn die angegebenen Stationen für die Stellenausschreibung wichtig sind. Vermeiden Sie bitte einen doppelseitig ausgedruckten Lebenslauf, da der Lesende immer blättern muss. Unterschreiben Sie Ihren Lebenslauf mit Vor- und Zunamen. Das signalisiert dem Leser, dass Sie den Lebenslauf nur für ihn geschrieben haben.

Das Datum und Telefonnummern richtig schreiben

Telefonnummern mit Vorwahl werden nicht mehr gegliedert. Auch die Klammern um die Vorwahlnummer fallen weg. Sie wird nur noch durch einen Leerschritt von der restlichen Telefonnummer abgesetzt (z. B. 02548 23548). Bei Durchwahlnummern fällt die zweistellige Gliederung weg. Die Durchwahlnummer wird lediglich mit einem Bindestrich abgetrennt. Es steht kein Leerschritt vor oder nach dem Bindestrich (z. B. 02548 23548-20). In Ihrem Anschreiben für ausländische Bewerbungen möchten Sie Ihre Telefon- und Faxnummern sicher so angeben, dass der Geschäftspartner Sie mühelos erreichen kann. Die Schreibweise ist ganz einfach. Orientieren Sie sich an den Empfehlungen zur Schreibweise von Telefonnummern: Stellen Sie für Deutschland ein Pluszeichen und eine 49 voran. Es entfällt dann die 0 der Vorwahl (z. B. +49 30 588459-258). Vor ein paar Jahren war es „schick“ und korrekt, das Datum so zu schreiben: 2010-11-04. Das ist dann der 4. November 2010. Diese Schreibweise ist nach wie vor korrekt. Aber sie ist nicht sonderlich praktikabel, so viel ist sicher. Grundlage für diese Schreibweise ist die internationale Norm DIN EN 28601. Doch wer beispielsweise mit Amerikanern korrespondiert, muss schnell feststellen, dass diese den 4. November 2010 so schreiben: 2010-04-11. Missverständnisse sind vorprogrammiert. Neben der internationalen Schreibweise sind laut DIN 5008 noch viele andere Schreibweisen erlaubt.

Checkliste Lebenslauf:

  • Weist der Lebenslauf keine größeren Lücken auf?
  • Sind die Angaben zu ehemaligen Arbeitgebern und Praktika vollständig?
  • Sind Sie unter der angegebenen Handynummer erreichbar?
  • Umfasst der Lebenlauf maximal zwei Seiten?

Das Fähigkeitsprofil

Diese Art der Personenbeschreibung wird nicht häufig genutzt, bietet Ihnen aber die Möglichkeit, sich von Mitbewerbern abzuheben und deutlich Ihre Fähigkeiten und speziellen Kenntnisse aufzuzeigen. So können Sie auch auf die in der Stellenausschreibung geforderten Eigenschaften und/oder Kenntnisse im Speziellen eingehen. Für diese Informationen (benutzen Sie ein Zusatzblatt) brauchen Sie keine Zeugnisse oder Nachweise. Es ist wichtig, dass Sie eine realistische Einschätzung Ihrer Person abgeben. Nichts ist schlimmer, als wenn im Vorstellungsgespräch das beschriebene Bild in sich zusammenfällt. Hier unterstützt Sie auch die Selbstanalyse. Achten Sie bitte darauf, dass Ihre Aussagen nicht Ihren Zeugnissen widersprechen.

Das Bewerbungsbild Der erste Eindruck zählt

Unterschätzen Sie nicht die Wichtigkeit eines Bewerbungsfotos. Viele Personalentscheider sind der Meinung, bereits nach dem ersten Blick auf das Bewerbungsfoto die persönlichen Eigenschaften eines Bewerbers herauslesen zu können. Verwenden Sie keine Automatenbilder oder Ausschnitte der letzten Partyfotos, sondern nehmen Sie die Dienstleistung eines professionellen Fotografen in Anspruch. Ob Sie dabei ein Farb- oder Schwarzweißbild verwenden, ist Ihrem persönlichen Geschmack überlassen. Vermeiden Sie jedoch allzu künstlerische Posen und bleiben Sie natürlich. Achten Sie auch auf das Outfit: Ziehen Sie die Kleidung an, welche Sie auch zu einem Vorstellungsgespräch tragen würden. Vermeiden Sie übermäßigen Schmuck, bleiben Sie dezent (Männer sollten beispielsweise keine Ohrringe tragen, Frauen auf ein dezentes Make-up achten). Kleben Sie das Bild auf einen dafür vorgesehenen Platz im Lebenslauf. Sie können auch ein Deckblatt für die Bewerbung entwerfen und das Foto als „Aufmacher“ zu Ihrem Lebenslauf nutzen. Der Standardplatz für das Bewerberbild ist die rechte obere Ecke im Lebenslauf. Eine Befestigung mit Büroklammer wirkt nicht professionell und kann den Eindruck einer Massenbewerbung erwecken. Sie können das Bild auch in die Unterlagen einscannen. Achten Sie hier bitte auf die Qualität des Scans. Ein gutes Bewerbungsfoto ist keine Einstellungsgarantie, Sie sollten jedoch ein Lächeln für den potenziellen Arbeitgeber aufbringen. Generell sollte das Bewerbungsfoto nicht älter als ein Jahr sein.

Zeugnisse & Referenzen Zeugnisse

Ordnen Sie die Zeugnisse nach Themenblöcken und Aktualität (wie im Lebenslauf aufgeführt) und verwenden Sie ausschließlich Kopien (einige Unternehmen verlangen beglaubigte Kopien). Sie müssen nicht unbedingt Nachweise der verschiedenen Seminare und Weiterbilungen beilegen. Hier reicht es völlig, diese zum Vorstellungsgespräch mitzubringen. Achten Sie auf die Vollständigkeit der Zeugnisse. Nichts ist widersprüchlicher als „zufällig“ weggelassene Zeugnisse. Legen Sie fremdsprachigen Zeugnissen (außer Englisch) eine formlose Übersetzung bei. Als Hochschulabsolvent ist es notwendig, alle relevanten Zeugnisse der Bewerbungsmappe hinzuzufügen:

relevante Unterlagen ergänzende Unterlagen
  • Abiturzeugnis
  • Ggf. Ausbildungszeugnis
  • Hochschulzeugnis
  • Praktikumszeugnisse
  • Ggf. Arbeitszeugnisse
  • Wiss. Hilfstätigkeiten
  • Tutorentätigkeit
  • Freie Mitarbeiten
  • Fachschaftstätigkeiten
  • Mitarbeit in Studentenvereinigungen

Referenzen

Haben Sie während Ihrer Berufserfahrung im Bereich der Praktika oder Hochschularbeit einen guten Eindruck hinterlassen, ein gutes Feedback von einer Person bekommen, so können Sie diese als Referenz in Ihrem Lebenslauf angeben. Wichtig ist es, den vollständigen Namen, Titel, Tätigkeitsbezeichnung, Unternehmen/Hochschule und Telefonnummer anzugeben. Drei Referenzen sind völlig ausreichend, vergessen Sie dennoch nicht, die entsprechenden Personen vor dem Versand Ihrer Bewerbung zu kontaktieren und auf eventuelle Rückfragen vorzubereiten.

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